FAQ

Ein Datenmanagementplan (DMP) ist ein formales Dokument, das beschreibt, wie der Umgang mit Daten in einem Forschungsprojekt während der Projektlaufzeit und nach Beendigung des Projekts geregelt wird. Der DMP sollte idealerweise bereits vor dem Projektstart verfasst werden, kann aber im Verlauf des Projekts an die Bedürfnisse angepasst werden (living document).

Der DMP umfasst spezifische Vorgaben z.B. zu:

• Verantwortlichkeiten bzgl. des Datenmanagements
• Kosten und Finanzierung des Datenmanagements
• Zweck, Art, Umfang und Organisation gesammelter Daten
• Verwendete Metadaten und Metadatenstandards
• Zielgruppe und Bedingungen für die Nachnutzung der Daten
• Speicherung, Backup, Archivierung und Publikation der Daten

Für die Erstellung von Datenmanagementplänen gibt es eine Vielzahl an Leitfäden und Vorlagen, die Sie auf der Informationsseite der Kontaktstelle Forschungsdatenmanagement finden können.

Forschungsdatenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil von Förderanträgen bei den meisten Förderern.

Während die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) die Erstellung eines Datenmanagementplans (DMP) nicht grundlegend vorschreibt, muss in Forschungsanträgen der Umgang mit Forschungsdaten im Verlauf des Forschungsvorhabens beschrieben werden (Vgl. Leitlinien zum Umgang mit ForschungsdatenExterner Link). Dabei sollen auch klare Konzepte zur Qualitätssicherung sowie der langfristigen Sicherung beziehungsweise Publikation der Daten erläutert werden. Die geforderten Elemente sind auch typische Bestandteile eines Datenmanagementplanes. In einigen Fachbereichen gibt es strengere Auflagen zum Forschungsdatenmanagement. So sollten alle Forschungsanträge und Projekte im Bereich der Biodiversitätsforschung über einen DMP verfügen (Vgl. Leitlinien zum Umgang mit Forschungsdaten in der BiodiversitätsforschungExterner Link). Auch im Bereich der Bildungsforschung werden klare Angaben zum Forschungsdatenmanagement schon in der Antragsphase gefordert. In Fällen, wo das geplante Konzept zum Datenmanagement nicht der zu erwartenden Nachnutzung der Daten entspricht, können weitere Darstellungen bzw. ein DMP erfragt werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird (Vgl. Bereitstellung und Nutzung quantitativer Forschungsdaten in der Bildungsforschung: Memorandum des Fachkollegiums "Erziehungswissenschaft" der DFGExterner Link).

Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) fordert eine klare Darstellung des Forschungsdatenmanagements und der Zugänglichkeit der Daten während und nach der Projektlaufzeit. Diese können in vielen Fällen Bestandteil des Antrages sein, aber in einigen Fällen werden auch Datenmanagementpläne, die internationalen Standards entsprechen (z.B. FAIR Prinzipien) als integraler Bestandteil des Antrags verlangt.

Auch Projekte, die durch die Europäische Kommission gefördert werden, müssen ihre Strategie zum Forschungsdatenmanagement bereits in den entsprechenden Förderanträgen klar darlegen. Sollte das Projekt Teil des Open Research Data Pilot (ORD pilot) sein, ist die Entwicklung eines entsprechenden DMPs vorgeschrieben.

Generell wird die Erstellung eines DMPs für alle EU geförderten Projekte empfohlen, sie ist aber nicht vorgeschrieben (Vgl. Horizon 2020 Online ManualExterner Link).

Datenmanagementpläne (DMPs) können unterschiedliche Disseminationslevel haben. Obwohl die öffentliche Zugänglichkeit des DMPs vorteilhaft ist und die Transparenz erhöht, ist auch eine vertrauliche Behandlung möglich, wenn entsprechende Gründe dafür vorliegen.

Die Gewährleistung von angemessenem Forschungsdatenmanagement in Projekten verursacht Sach- und Personalkosten. Diese sollten bereits während der Antragsphase für das Projekt kalkuliert werden und entsprechende Mittel im Antrag berücksichtigt werden.

Häufige Kostenpunkte sind:

• Zugriff auf existierende Daten
• Personalkosten für Wissenschaftler/Hilfskräfte (z.B. Formatieren/Organisieren/ Dokumentieren von Daten, Erstellen von Metadaten)
• Personalkosten für Datenmanager
• Speichern und Backup von Daten (Hardware)
• Digitalisierung von Objekten/Unterlagen/Manuskripten
• Datenarchivierung
• Datenpublikation

Um die Kosten für das Datenmanagement in Ihrem Projekt zu kalkulieren, können Sie kostenfreie Werkzeuge wie den OpenAIRE KostenrechnerExterner Link verwenden.

Viele Förderer bieten die Möglichkeit, Mittel für die Umsetzung von Forschungsdatenmanagement im Rahmen von Projekten zu beantragen. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass in der Regel keine Grundausstattung gefördert werden soll, sondern spezifisch für das Projekt benötigte Ergänzungsausstattung.

Mögliche Kosten, die mit Anträgen eingeworben werden können:

1. Kosten für die Aufbereitung von Daten für die Anschlussnutzung
2. Kosten für die Überführung in bestehende Infrastrukturen
3. Personalkosten
4. Projektspezifische Hard- und Software
5. Nutzungsgebühren (z.B. Infrastrukturen, Sekundärdaten)

Im Rahmen von Sonderforschungsbereichen können auch Infrastruktur-Teilprojekte beantragt werden.

Viele Fördermittelgeber verlangen in Anträgen Angaben zum Umgang mit Forschungsdaten im Projekt. In Fördermittelanträgen muss deshalb für gewöhnlich Auskunft erteilt werden über Aspekte wie:

• Art und Umfang der Daten
• Dokumentation und Datenqualität
• Speicherung und langfristige Verfügbarmachung der Daten
• Datenaustausch
• rechtliche Rahmenbedingungen im Projekt
• Verantwortlichkeiten und Ressourcen. 

Es empfiehlt sich dabei, das Konzept möglichst aussagekräftig zu gestalten und darin das konkrete Vorgehen bereits zu planen. Eine detailliertere ChecklisteExterner Link zu den Themen, die beschrieben werden sollen, stellt die DFG bereit.

Forschungsdaten, die Grundlage einer wissenschaftlichen Veröffentlichung sind, müssen entsprechend der "Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis" (Kodex, 2019) der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) für mindestens 10 Jahre zugänglich gemacht werden. Diese Frist beginnt mit dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Daten. Für bestimmte Datensätze können längere oder sogar unbegrenzte Aufbewahrungszeiträume sinnvoll beziehungsweise vorgegeben sein.

Verschiedene Gründe können dafür sprechen, dass Datensätze langfristig (>10 Jahre) aufbewahrt werden sollten:

1. Die Daten bilden die Grundlage einer Veröffentlichung (z.B. Artikel).
2. Die Daten können nicht neu erzeugt werden, da sie einzigartige Beobachtungen/ Messungen in Zeit und Raum enthalten.
3. Die Daten können nur mit großem Aufwand reproduziert werden (z.B. Berechnungen mit Supercomputern).

Die Speicherung der Daten kann entweder an der Einrichtung erfolgen, an der die Daten erzeugt wurden, oder in standortübergreifenden Repositorien. Prinzipiell empfiehlt die DFG, dass Forschungsdaten so zeitnah wie möglich verfügbar gemacht werden.

Bei der Wahl der Speichermedien für die Speicherung von Forschungsdaten müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Generell besitzen moderne Datenträger nur eine beschränkte Lebensdauer und müssen daher regelmäßig erneuert werden (einen Überblick über die Lebensdauer verschiedener Speichermedien erhalten Sie hierExterner Link). In der Regel ist ein Austausch der Hardware alle 5 Jahre empfehlenswert. Bei mobilen Datenträgern, wie USB-Sticks/Festplatten oder Laptops, ist zudem zu beachten, dass diese verloren gehen oder gestohlen werden können. Bei Servern/Cloud-Speichern muss vor der Verwendung die Sicherheit der Daten gegenüber dem Zugriff durch Unbefugte sichergestellt werden.

Das Rechenzentrum der FSU Jena bietet eine Vielzahl an Speichermöglichkeiten mit entsprechenden Backup-Plänen für Studenten, Mitarbeiter und Arbeitsgruppen an und kann Sie zu diesem Thema individuell beraten.

Grundsätzlich ist für das Backup der Daten ein Vorgehen nach der "3-2-1 Regel" empfehlenswert:

3 Kopien auf 2 verschiedenen Speichermedien und 1 Speicher an einem externen Speicherort.

Die Häufigkeit des Backups richtet sich dabei nach den Anforderungen des entsprechenden Projektes und kann an die Generierung/Änderung von Daten gebunden sein oder in festen Intervallabständen stattfinden. Die Wahl der entsprechenden Speichermedien und Ablageorte sollte an die besonderen Anforderungen Ihrer Daten (z.B. Datenmenge, personenbezogene Daten) und Ihrer technischen Gegebenheiten angepasst werden. Wenn Sie Speicherangebote des Rechenzentrums der FSU nutzen, ist der Speicher in der Regel bereits über ein entsprechendes Backup-System gesichert.

Studierende und Mitarbeiter der FSU Jena bekommen vom Rechenzentrum einen zentralen, sicheren und wiederherstellbaren Speicher zur Verfügung gestellt (zentrales Home-VerzeichnisExterner Link).

Zusätzlich werden zentrale Speicher für die gemeinsame Arbeit innerhalb von Projekten und Arbeitsgruppen in Form von ProjektverzeichnissenExterner Link angeboten. Alle Zugriffsberechtigten müssen über einen FSU-Account verfügen. Die Größe des Speichers richtet sich nach der Größe der Einrichtung, kann aber kostenpflichtig erweitert werden.

Für den Austausch von Daten stellt die FSU Jena allen Mitarbeitern/-innen kostenlos die FSU-CloudExterner Link zur Verfügung. Die Speicherkapazität beträgt 5 GB pro Nutzer, kann aber kostenpflichtig erweitert werden. 

Sollten Sie für die Speicherung Ihrer Daten eigene Server verwenden, können diese in das zentrale Backup-SystemExterner Link der FSU Jena eingebunden werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit die Servertechnik in den Räumen des Universitätsrechenzentrums unterzubringen (Server-HousingExterner Link).

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Dateien mit Kollegen und Projektpartnern austauschen und gemeinsam bearbeiten zu können. Häufig werden für das Teilen von Daten Angebote von Drittanbietern verwendet (z.B. Dropbox, GoogleDocs). Hierbei ist zu beachten, dass die Daten eventuell außerhalb der Europäischen Union gespeichert werden und somit abweichende rechtliche Regelungen gelten können (z.B. im Bereich des Datenschutzes). Mitarbeiter können stattdessen aber auch auf die Angebote des Universitätsrechenzentrums zurückgreifen. Für den gemeinsamen Zugriff auf Daten von Personen mit einem URZ Account können ProjektverzeichnisseExterner Link verwendet werden. Um Daten auch zusammen mit Partnern außerhalb der FSU Jena zu bearbeiten, können Daten über die FSU-CloudExterner Link geteilt werden.

Die DFG empfiehlt in den "Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis" (Kodex, 2019), dass Forschungsdaten, die einer Publikation zugrunde liegen, wann immer möglich, in anerkannten Repositorien zugänglich gemacht werden. Die Veröffentlichung der Daten soll dabei den FAIR Prinzipien (Findable, Accessible, Interoperable, Re-Usable) folgen und somit die Nachvollziehbarkeit und Nachnutzung der Daten erhöhen.

Auch Forschungsdaten aus Projekten, die vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) gefördert werden, sollen in der Regel nach Abschluss des Projektes entsprechend der FAIR Prinzipien für die Nachnutzung verfügbar gemacht werden. Teilweise werden in Forschungsprojekten aber auch spezifische Anforderungen an die Publikation von Forschungsdaten gestellt. So wird in einigen Förderprogrammen des BMBFs auch die Publikation von Ergebnissen, die nicht die Studienhypothese bestätigen, gefordert (Vgl. Richtlinie zur Förderung von Zuwendungen für interdisziplinäre Forschungsverbünde zu Nahrungsmittel-unverträglichkeitenExterner Link).

Projekte, die aus EU-Förderprogrammen finanziert werden, können strengeren Richtlinien zur Publikation von Forschungsdaten (Open Data) unterworfen sein. Grundlegend fordert die Europäische Kommission, dass Daten "so offen wie möglich und so verschlossen wie nötig" verfügbar gemacht werden.

Bei Projekten, die im Rahmen von Horizon 2020 gefördert werden, ist die Publikation von Forschungsdaten als Standard vorgegeben und die Daten müssen Dritten elektronisch und kostenfrei zugänglich gemacht werden (Open Research Data Pilot). Es ist zu beachten, dass diese Regelung nur auf Daten zutrifft, die im Zusammenhang mit der Veröffentlichung von Ergebnissen stehen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, Daten nicht öffentlich zugänglich zu machen, um diese zum Beispiel im Rahmen von Patenten oder für weitere eigene Forschungsarbeiten zu verwenden. Projekten steht es unter solchen Bedingungen jederzeit frei, die Forschungsdaten nicht öffentlich zu machen (Opt-Out). Auch Projekte in anderen ERC Förderprogrammen können freiwillig am Open Research Data Pilot teilnehmen (Opt-In).

Prinzipiell können auch Daten, die nicht Grundlage einer wissenschaftlichen Publikation sind, öffentlich zugänglich gemacht werden, wenn Sie für Dritte nachnutzbar gemacht werden sollen.

Für die Publikation von Forschungsdaten können verschieden Varianten genutzt werden:

1. Anhang an Publikationen
2. Datenpublikation
3. Repositorien

Die Veröffentlichung von Forschungsdaten im Anhang von wissenschaftlichen Publikationen ist mittlerweile bei vielen Journalen möglich. Die Daten sind dadurch direkt bei dem Artikel mit den entsprechenden Ergebnissen zu finden (ohne eigenständige DOI). Allerdings ist hierbei zu beachten, dass der Umfang der Daten im Anhang meist begrenzt ist und in der Regel nicht die Möglichkeit besteht, die Daten mit guten Metadaten zu beschreiben. Außerdem ist die Zugänglichkeit zu den Daten eventuell durch die Nutzungsbedingungen der Journale eingeschränkt, wenn diese nicht Open Access verfügbar sind.

Für die Publikation von Datensätzen bieten einige Verlage mittlerweile spezielle Datenjournale an. Hierbei wird der Datensatz mit entsprechenden Hintergrundinformationen und Metadaten als eigenständige Publikation behandelt und durchläuft eine Begutachtung (Peer-Review). Ein wichtiges Kriterium bei vielen Datenjournalen ist die Einhaltung der FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) Prinzipien bei den Datensätzen. Eine Übersicht über Datenjournale finden Sie auf unserer Informationsseite.

Repositorien sollen Forschungsdaten langfristig sichern und in vielen Fällen auch öffentlich zugänglich machen. Repositorien können auf Grundlage ihrer fachlichen Ausrichtung und ihres Betreibers als institutionelle, generische (fächerübergreifende) oder disziplinspezifische Repositorien klassifiziert werden. Wenn Sie Ihre Daten publizieren wollen, kann die Suche auf Re3Data.orgExterner Link Ihnen helfen, ein geeignetes Repositorium finden. Grundsätzlich sind bei der Publikation von Forschungsdaten disziplinspezifische Repositorien generischen/institutionellen Repositorien vorzuziehen, da sie die Suchbarkeit der Daten verbessern und Standards der entsprechenden Disziplinen berücksichtigen. Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Informationsseite.

Die Digitale Bibliothek Thüringen (DBT) ist ein institutionelles und generisches Repositorium, das von der Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek (ThULB) betrieben wird. Angehörige von Thüringer Hochschulen können ihre Daten kostenfrei langfristig verfügbar machen, wenn eine Publikation in disziplinspezifischen Repositorien nicht möglich ist oder Gründe gegen eine Publikation in diesen sprechen. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der DBTExterner Link.

Im Gegensatz zur Datenpublikation werden Daten bei der Archivierung nicht frei zugänglich gemacht, sondern vorrangig gesichert. Der Zugriff auf die Daten kann entsprechend der Anforderungen des Datensatzes beschränkt werden. Die einfachste Möglichkeit der Archivierung von Daten ist das Überführen in einen speziellen Archivierungsordner oder besser einen Archivierungsserver.

Wenn keine Argumente gegen die öffentliche Zugänglichkeit der Daten sprechen, kann die Publikation in einem entsprechenden Repositorium eine günstige Alternative zur nicht-öffentlichen Archivierung darstellen. Einige Repositorien wie die Digitale Bibliothek ThüringenExterner Link oder ZenodoExterner Link bieten Möglichkeiten zur Publikation mit beschränkter Zugänglichkeit auf die Daten.

Bei der (Langzeit-)Archivierung soll die langfristige Nutzbarkeit von Daten gewährleistet werden. Dabei müssen die Authentizität, Integrität, Zugänglichkeit und Verständlichkeit der Daten erhalten werden.

Dies geht über die reine Erhaltung des Bitstreams der Daten hinaus und beinhaltet auch die Sicherstellung der korrekten Wiedergabe und Interpretation der Daten trotz der technologischen Weiterentwicklung (z.B. Datenträger, Dateiformate, Software, etc.). Dies kann durch die Migration der Daten auf z.B. neue Hardware, Formate oder Software erreicht werden. Die Verwendung offener Dateiformate, deren Spezifikationen offen dokumentiert und nachvollziehbar sind, erleichtert die spätere Verwendung der Daten. Außerdem ist eine umfassende Dokumentation mit Metadaten für eine verlustfreie und korrekte Wiedergabe und Interpretation der Daten notwendig.

Es ist zu beachten, dass alle genannten Aspekte mit Kosten verbunden sind und eine stetige Finanzierung der Archivierungsbemühungen sichergestellt werden muss.

Da diese Punkte meist nicht durch den Forschenden sichergestellt werden können, werden häufig die Dienste von Datenarchiven verwendet.

Ja. Die 2019 erschienenen neuen "Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis" (Kodex) der DFG umfassen insgesamt 19 Leitlinien. Sechs davon beinhalten Regelungen, die für das Forschungsdatenmanagement eine Rolle spielen.

Eine wichtige Neuerung ist, dass Software aus Forschungsprojekten ebenfalls als Forschungsdaten betrachtet wird. 

Andere Vorgaben, die sich aus den neuen Leitlinien ableiten lassen, sind:

1. Forschungsdaten* sollten in Anlehnung an die FAIR-Prinzipien in anerkannten Archiven/Repositorien mit angemessenen Lizenzen veröffentlicht werden.
2. Forschungsdaten* sollten für eine angemessene Zeit persistent, zitierbar und gut dokumentiert öffentlich zugänglich gemacht werden.
3. Die Dokumentation sollte entsprechend Fachgebietsstandards erfolgen oder es müssen entsprechende Standards entwickelt werden.
4. Sollten gute Gründe gegen eine Veröffentlichung stehen, sollten diese klar dargelegt werden.
5. Maßnahmen zur Weitergabe und Veröffentlichung von Daten und entsprechende Nutzungsrechte sollten dokumentiert werden.

(* inkl. Software, Methoden, Materialien)

Ja. Die FSU Jena hat im Dezember 2016 eine Leitlinie zum Umgang mit Forschungsdaten an der Friedrich-Schiller-Universität Jenapdf, 232 kb und eine Handlungsempfehlung zum Forschungsdatenmanagementpdf, 355 kb verabschiedet. Nähere Informationen finden Sie auf der InformationsseiteExterner Link der Kontaktstelle Forschungsdatenmanagement.

Forschungsdaten können auf Grundlage des Urheberrechts geschützt sein. Allerdings müssen dafür die Kriterien für eine persönliche geistige Schöpfung erfüllt sein (wahrnehmbare Gestalt, persönliches Schaffen, geistiger Gehalt, eigenpersönliche Prägung). Entsprechend dieser Kriterien sind bloße Messwerte allein nicht urheberrechtlich geschützt, allerdings die Ergebnisse der Datenauswertung. Unklar ist die Situation bei strukturierten Forschungsdaten (z.B. xml/ rdf Formate) und muss im Einzelfall geklärt werden. Bei Fragen zum Urheberrecht wenden Sie sich an das Rechtsamt der FSU Jena.

Forschungsdaten, die nach dem Urheberrecht geschützt sind, können ohne Zustimmung des entsprechenden Urhebers nur in geringem Umfang für die Forschung nachgenutzt werden. Daher sollten die Rahmenbedingungen für die Nachnutzung der veröffentlichten Daten klar dargestellt werden. Dies kann über die Angabe entsprechender Lizenzen durch den Urheber erfolgen. Für Forschungsdaten bietet sich insbesondere die Verwendung der Creative Commons-LizenzExterner Link (ab Version 4.0) an. Mit Hinblick auf die FAIR Prinzipien sind vor allem offene Lizenzen (CC-BY, CC-BY-SA) empfehlenswert.

Personenbezogene Daten umfassen alle Informationen, die sich auf natürliche Personen beziehen. Beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist besondere Vorsicht geboten. Insbesondere Daten, die Hinweise auf Herkunft, politische/religiöse/philosophische Überzeugungen, Gesundheit oder das Sexualleben geben, unterliegen strengeren Regelungen in Bezug auf den Datenschutz. Dies beinhaltet unter anderem Patientendaten, genetische Daten von Personen, aber auch Umfragen und Interviews.

Daten aus solchen Untersuchungen können nur dann publiziert werden, wenn entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, um den Schutz der persönlichen Daten zu gewährleisten (z.B. Zugriffsbeschränkung, Anonymisieren, Pseudonymisieren, Aggregieren).

Generell sollte im Rahmen von Projekten mit personenbezogenen Daten Rücksprache mit dem Rechtsamt der FSU Jena gehalten werden, um die rechtlichen Grundlagen für die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Veröffentlichung der Daten zu klären und entsprechende Dokumente zu entwickeln.

Die Forderung der Publikation von Forschungsdaten aus Projekten durch die Förderer und die Richtlinien zum Datenschutz können insbesondere im Bereich empirischer Bildungsforschung häufig im Widerspruch stehen. Daher muss in diesem Bereich besonders auf den Umgang mit den erhobenen Daten (insbesondere personenbezogenen Daten) geachtet werden. Über den Verbund Forschungsdaten BildungExterner Link haben Sie Zugriff auf Informationsmaterialien, Schulungsangebote und Infrastrukturen im Bereich Bildungsforschung.